Análisis de procesos: ¿qué es y cómo realizarlo?

Con la considerable subida de los costos operativos y el alza del 16% al salario mínimo, los empresarios de hoy en día necesitan garantizar que cada peso que gastan para el sostenimiento de su compañía, realmente se vea reflejado en beneficios para su operación. Para constatar este hecho, existen diversos métodos, entre ellos: el análisis de procesos. A través de este detallado estudio, tú puedes identificar tareas y procesos candidatos a ser automatizados, que hoy consumen alto tiempo de las personas y agrega un poco valor analítico o de ejecución. Asimismo, puedes evaluar qué tan efectivos y eficientes son tus equipos, tus colaboradores y las actividades que estos ejecutan.

¿Interesado en aplicar este modelo de evaluación en tu empresa? Si tu respuesta es sí, ¡has llegado al sitio perfecto! En este artículo de Botkers te contamos en qué consiste, qué técnicas emplean nuestros profesionales para llevarlo a cabo y cuáles son las ventajas de efectuar un análisis de procesos. 

¿En qué consiste un análisis de procesos?

El análisis de procesos es un tipo de estudio que te permite examinar y evaluar tus procesos de trabajo para determinar su eficiencia, efectividad y posibles oportunidades de mejora. Para llevarlo a cabo se efectúa un seguimiento detallado de las actividades y tareas que componen cada proceso, así como una identificación de sus diferentes puntos críticos, posibles cuellos de botella y sus oportunidades de optimización. 

Para este estudio, se tienen en cuenta no solo el papel que cumplen a diario tus colaboradores en la compañía, sino también a todos y cada uno de los actores que se ven involucrados en el desarrollo de funciones de tu empresa. Aunque su utilidad y eficiencia dependen en gran medida de los profesionales y las técnicas que estos usen para ejecutarlo, su utilidad es innegable, ya que permite mejorar la calidad y el nivel de productividad de la empresa, al mismo tiempo que se reduce el margen de error, los costos operativos, entre otros. 

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Técnicas del análisis de procesos

En general, un análisis de procesos se lleva a cabo siguiendo una metodología sistemática y estructurada, en la cual los profesionales realizan un entendimiento detallado sobre los procesos, herramientas y actores que intervienen en el día a día de tu compañía. En Botkers, por ejemplo, nuestro equipo de trabajo combina y utiliza algunas de las siguientes técnicas:

- Mapeo de procesos: Realizamos una representación visual de las actividades y tareas que componen cada uno de tus procesos.

- Estudio con tus colaboradores: Llevamos a cabo entrevistas y encuestas con los empleados y otros stakeholders que están a diario involucrados en la ejecución de actividades, de modo que podamos obtener un panorama general acerca de cómo estos efectúan su trabajo.

- Análisis de tiempo y movimiento: Nuestros expertos miden el tiempo que actualmente se emplea para ejecutar cada actividad y tarea, identificando de este modo si hay formas de optimizar el desempeño y el nivel de agilidad de la herramienta o el trabajador.

- Análisis de flujo de valor: Identificamos los puntos que otorgan valor al producto o servicio final y los pasos y recursos (máquinas y empleados) que son innecesarios o que pueden ser eliminados.

- Análisis de datos, capacidad y calidad: De acuerdo con la información histórica que tú nos suministres, efectuamos un seguimiento para evaluar la eficiencia y efectividad de cada proceso, al mismo tiempo que determinamos qué tan adecuado es para satisfacer la demanda actual y futura en términos de estándares y requisitos de calidad.

Ejemplos de aplicación de análisis de procesos y principales ventajas 

Para que tú tomes la decisión de mejorar y optimizar la manera en que trabajan tanto tus empleados como tus equipos, a continuación te compartimos algunos ejemplos y ventajas que puedes obtener si contratas nuestro servicio de análisis de procesos empresariales:

- Ejemplo 1:

- Mejora de los procesos del área de recursos humanos: A través del análisis de procesos, tu empresa puede examinar de manera más detallada las actividades que se realizan en este departamento, prestando especial atención a esos tediosos procedimientos que realizan a diario (manejo de los beneficios de nómina, planificación de los turnos de trabajo, redacción de informes, etc.), y que pueden ser automatizados con RPA. 

- Ventajas: Gracias a ello, puedes identificar oportunidades de mejora que te permitan innovar, aumentar la eficiencia de esta parte de tu empresa, disminuir costos y optimizar el tiempo que gastan tus colaboradores. 

- Ejemplo 2: 

- Mejora del proceso de servicio al cliente: Tu compañía también puede emplear este estudio para conocer de cerca su proceso de atención al cliente, desde el momento en que un usuario realiza un pedido o contrata un servicio, hasta el procedimiento que se realiza más tarde para fidelizarlo y aumentar su sentido de pertenencia y gusto hacia tu empresa. 

- Ventajas: Identificar esos casos que se presentan con mayor frecuencia y que a su vez son sencillos de solucionar por parte de un bot, como reseteo de claves, cambio de nombre de usuario, etc., logrando estimar el costo y el beneficio de automatizar tareas como esta. 

Además de contar con la posibilidad de mejorar el servicio y la comunicación que manejas con tus clientes, este estudio también te permite identificar las falencias o los errores que se están cometiendo y que irremediablemente afectan la relación que tienes con tus usuarios. Situaciones como retrasos en la entrega de pedidos, colaboradores groseros, falta de seguimiento después de la compra y demás, son aspectos que puedes precisar con ayuda de este análisis. 

- Ejemplo 3:

- Mejora del proceso de ventas y facturación: El análisis de procesos también se puede emplear desde el área de contabilidad y ventas, permitiéndote conocer a profundidad uno de los departamentos en los que se ejecutan a diario variedad de tareas repetitivas, tediosas y llenas de errores.

- Ventajas: Además de permitirte identificar cuáles de estas actividades puedes automatizar a través de RPA (Robotic Process Automation, por sus siglas en inglés), también tienes la opción de acelerar el tiempo de procesamiento de cada compra, solicitud, etc., mejorar el nivel de eficiencia con el que se realizan las operaciones, entre otros. 

Ahora bien, comprendiendo algunos de los beneficios y oportunidades inigualables que te brinda este completo análisis, ¿qué esperas para contactarnos? En Botkers, a través de nuestras líneas de servicio de automatización de tareas, análisis de procesos, desarrollo personalizado de bots, te podemos ayudar no solo a constatar que todo el dinero que inviertes realmente se ve reflejado en el crecimiento de tu negocio, sino también a responder de manera más eficiente a los cambios en el mercado y a las demandas y expectativas de tus clientes. No lo dudes más, ¡visita nuestro portal web, conoce de cerca nuestros servicios, y comunícate con nosotros!