Casos y ejemplos de uso de RPA

Reducir tiempos, eliminar reprocesos y liberar talento humano eso es lo que están logrando miles de empresas gracias a la automatización. De hecho, de acuerdo con Deloitte, el 74% de las organizaciones que implementaron RPA reportaron beneficios tangibles desde el primer año, y un 78% planea ampliar su inversión en los próximos meses. Esto no es casualidad los bots de software están ayudando a escalar operaciones sin aumentar los costos ni comprometer la calidad.

 

Pero más allá del boom, es clave entender qué significa RPA y cómo puede aportar valor real a tu empresa. RPA no es solo tecnología es una herramienta estratégica para transformar procesos ineficientes, acelerar la toma de decisiones y darles a los equipos humanos el tiempo que necesitan para enfocarse en lo que realmente genera impacto. Y en este artículo, no te vamos a hablar desde la teoría te vamos a mostrar casos reales, cifras concretas y pasos claros para aplicar esta tecnología con inteligencia y resultados. No dejes de leer.

 

Qué es RPA y cómo funciona en una empresa

 

La Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) es una tecnología que permite configurar bots capaces de ejecutar tareas repetitivas, estructuradas y basadas en reglas, imitando la interacción humana. Estos bots no sustituyen a los sistemas existentes, sino que interactúan con ellos de la misma manera en que lo haría un empleado abriendo correos, copiando datos entre plataformas, llenando formularios, generando reportes y más.

Gracias a RPA, las organizaciones pueden eliminar la intervención manual en múltiples procesos operativos, esto reduce errores, acelera los tiempos de ejecución y libera recursos para tareas de mayor valor estratégico. Además, en términos prácticos, la implementación de RPA se puede realizar sin necesidad de modificar totalmente las infraestructuras tecnológicas existentes, lo que la convierte en una solución altamente flexible y escalable.

 

Beneficios de implementar RPA en su organización

 

 

La adopción de un sistema de RPA no solo transforma la operación diaria de las empresas, sino que también aporta beneficios tangibles a corto y mediano plazo como:

 

Reducción sustancial de costos operativos y laborales: la automatización de tareas repetitivas con bots de RPA permite disminuir significativamente los costos laborales, errores y reprocesos. Según un estudio de Deloitte, las empresas que adoptan RPA experimentan una disminución en sus costos operativos de entre el 30% y el 50% en el primer año.

 

Retorno de inversión (ROI) veloz y atractivo: RPA no solo ahorra costos, sino que también genera retornos rápidos. McKinsey reporta que el ROI puede alcanzar desde 30% hasta 200% durante el primer año, dependiendo del proceso automatizado y la organización. Esto convierte a RPA en una herramienta altamente rentable desde etapas tempranas de implementación.

 

Ahorro inmediato en costos laborales: estudios estiman que la automatización puede generar un ahorro inmediato en costos laborales del 25% al 40%, liberando horas críticas que se pueden reasignar a tareas de mayor valor.

 

Eficiencia operativa continua: los bots operan sin pausas, entregando rendimiento constante y mejora en tiempos de respuesta. Además, la eliminación de errores humanos reduce retrabajos, mejorando la calidad de los procesos sin aumentar personal ni carga operativa.

 

Escalabilidad sin disparo de costos: al automatizar tareas mediante RPA, las empresas pueden escalar operaciones sin necesidad de contratar más personal. Un caso ilustrativo revela que una entidad financiera automatizó el 85% de la entrada de datos, reduciendo costos operativos en un 50% y aumentando la velocidad del procesamiento por 20 veces.

 

Casos de uso de RPA en diferentes sectores

 

 

Desde Botkers entendemos perfectamente qué es RPA y para qué sirve, razón por la cual hemos implementado con éxito múltiples soluciones de robotización con RPA en diversos sectores con resultados demostrables en productividad, eficiencia y reducción de costos. Nuestra experiencia abarca desde áreas administrativas hasta operaciones técnicas especializadas. A continuación, compartimos algunos ejemplos reales que muestran cómo nuestras automatizaciones han transformado la operación de organizaciones públicas y privadas en América Latina:

 

1) Ventas y atención al cliente (bot conversacional + RPA)

 

• Reto: una empresa tenía una baja conversión de leads a clientes, además de recibir un alto volumen de preguntas repetitivas que sobrecargaban al equipo comercial.

 

• Solución: se implementó un bot conversacional híbrido (automatizado con opción de escalar a un humano) conectado con el CRM, el sistema de promociones, precios y geolocalización.

 

• Resultado: el 70% de las solicitudes fueron atendidas automáticamente y la conversión de leads a pedidos aumentó en un 15%.

2) Soporte IT / Help Desk (base de conocimiento + GenAI)

 

• Reto: los usuarios experimentaban largos tiempos de espera para recibir soporte, lo que afectaba la satisfacción general con el área de TI.

 

• Solución: se cargaron los procedimientos en una base de conocimiento y se entrenó un modelo de IA generativa que asistía a los agentes humanos durante las interacciones.

 

• Resultado: el tiempo promedio de atención y cierre de tickets se redujo en un 27%, y la satisfacción del servicio aumentó en un 45%.

3) Atención a proveedores: emisión de certificados

 

 

• Reto: el área encargada sufría picos en las solicitudes de certificados, lo que ocasionaba demoras y afectaba la percepción de calidad del servicio.

 

• Solución: se automatizó todo el proceso: desde la solicitud y validación hasta el envío de los certificados.

 

• Resultado: el 99% de las solicitudes se resolvieron automáticamente en menos de 30 minutos, mejorando la experiencia para los proveedores.

4) RR. HH.: certificados laborales a empleados

 

• Reto: los empleados debían esperar hasta cuatro días para recibir un certificado laboral, lo que también sobrecargaba al equipo de recursos humanos.

 

• Solución: se automatizó la generación, validación y envío de los certificados.

 

• Resultado: el tiempo promedio de entrega se redujo a solo 23 minutos, y el área de RR. HH. liberó aproximadamente seis horas semanales.

 

5) Cuentas por pagar: contabilización automática de facturas

 

 

• Reto: el área de facturación tenía una alta carga manual debido a que el buzón de recepción de facturas no estaba conectado con el ERP.

 

• Solución: se integraron robots que validaban y contabilizaban automáticamente todas las facturas previamente aprobadas.

 

• Resultado: el 97% de las facturas aprobadas fueron contabilizadas sin intervención humana. La automatización generó ahorros anuales por $133 millones y mejoró significativamente el flujo de caja.

6) Ventas omnicanal: disponibilidad de tiendas en plataformas digitales

 

• Reto: las tiendas aparecían como “no disponibles” en plataformas digitales, aunque estaban abiertas, provocando pérdidas de ventas.

 

• Solución: se desarrollaron robots que monitorean el estado operativo de las tiendas y actualizan sus parámetros en tiempo real.

 

• Resultado: la disponibilidad pasó del 84% al 96%, generando un impacto positivo de más de $722 millones en ventas anuales.

7) Cuentas por pagar (alto volumen): aprobación y registro

 

• Reto: se procesaban más de 500 facturas mensuales, lo que ocasionaba demoras en la aprobación y el pago oportuno.

 

• Solución: se automatizó todo el flujo de aprobación y registro contable.

 

• Resultado: el 62% de las facturas fueron contabilizadas automáticamente y se optimizó el uso de descuentos por pronto pago.

 

8) Inteligencia comercial: reporte de sell-out

 

 

• Reto: el informe de ventas minoristas (sell-out) se realizaba manualmente y no permitía anticipar despachos ni optimizar el inventario.

 

• Solución: se automatizó el cruce de datos, la generación y la publicación del reporte diario.

 

• Resultado: el tiempo para obtener el informe se redujo de 1.5 horas mensuales a solo 1 minuto, logrando además un ahorro del 4% en costos de transporte.

 

9) Seguridad y cumplimiento: altas/bajas de usuarios y credenciales

 

• Reto: un incidente por filtración de la nómina evidenció debilidades en el proceso de gestión de accesos.

 

• Solución: se automatizó por completo la activación e inactivación de usuarios en todas las plataformas utilizadas por la empresa.

 

• Resultado: el 100% de las altas y bajas se realizaron automáticamente, y las bajas se ejecutaron en menos de 10 minutos, reforzando así la seguridad informática.

10) Logística/finanzas: lectura de guías aéreas y validación de cobros

 

 

• Reto: había errores en los cobros por transporte aéreo y demoras en la validación que afectaban la precisión financiera.

 

• Solución: se implementó un sistema con reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y machine learning para extraer, comparar y analizar los datos clave.

 

• Resultado: en los primeros seis meses, se mejoró el flujo de caja en más de USD 20.000 y se evitaron sobrecostos equivalentes a USD 34.000.

 

11) Declaraciones tributarias en sector público

 

• Reto: cada año, el equipo debía dedicar semanas enteras (incluidos fines de semana) a la preparación y presentación de declaraciones de impuestos.

 

• Solución: se entrenó un modelo de lenguaje (LLM) con normatividad fiscal y se automatizó todo el proceso de declaraciones.

 

• Resultado: el trámite se completó en solo tres días laborables y la entidad obtuvo un ahorro de USD 120 millones.

 

Pasos para aplicar la automatización en tu empresa

 

 

Automatizar no es simplemente delegar tareas a un bot. En Botkers creemos que implementar RPA y AI Agents con éxito requiere una visión estratégica, claridad en los objetivos de negocio y un análisis profundo de los procesos actuales. Por eso, te acompañamos en este paso a paso para asegurar que cada automatización tenga impacto real en tu organización:

 

• Identificar la necesidad de cambio: todo comienza con una pregunta clave: ¿Qué tareas están consumiendo recursos sin aportar valor estratégico? Detectar cuellos de botella, errores recurrentes o actividades repetitivas es el primer paso para justificar la automatización.

 

• Realizar un Discovery Workshop con Botkers: este es el corazón del proceso. Nuestro Discovery Workshop es una consultoría especializada que analiza tu operación de forma integral para identificar:

 

• Procesos con alto potencial de automatización

 

• Áreas donde RPA o AI Agents pueden generar mayor impacto

 

• Oportunidades reales de ahorro, eficiencia y escalabilidad

 

Esta consultoría se adapta a casi cualquier sistema, aplicación o entorno operativo, y está pensada para que tomes decisiones informadas y rentables.

 

• Priorizar los procesos con mayor retorno de inversión (ROI): con los hallazgos del Discovery, se priorizan procesos clave. Generalmente, los primeros candidatos incluyen tareas en áreas como:

 

• Contabilidad y facturación

 

• Recursos humanos y contratación

 

• Servicio al cliente y ventas

 

• Logística, inventarios y operaciones IT

 

• Finanzas y gestión de proveedores

 

Esto permite aplicar una automatización progresiva, inteligente y alineada con tus metas.

 

• Diseñar e implementar la solución: diseñamos soluciones de automatización a la medida, combinando RPA con capacidades avanzadas como AI generativa, procesamiento inteligente de documentos (IDP) y automatización cognitiva. Nuestros bots y agentes digitales se integran sin fricción con tus sistemas y se entrenan para ejecutar tareas de inicio a fin, con lógica de negocio y toma de decisiones.

 

• Medir, escalar y evolucionar: después de implementar, medimos los resultados en términos de ahorro, velocidad, trazabilidad y experiencia del usuario. Desde ahí, ayudamos a escalar la automatización a otras áreas, incorporando nuevas tecnologías como AI Agents autónomos que pueden aprender, adaptarse y actuar con mayor autonomía.

 

Cuenta con un socio estratégico en el camino hacia la transformación con RPA

 

 

Saber qué es RPA no basta. El verdadero impacto viene cuando esta tecnología se implementa con estrategia, propósito y visión de negocio. Automatizar sin una hoja de ruta clara puede generar más complejidad que eficiencia. Por eso, en Botkers no solo hablamos de bots: hablamos de resultados, retorno de inversión y crecimiento sostenible.

 

Como empresa experta en RPA, llevamos años transformando operaciones en múltiples sectores a través de Automatización Robótica de Procesos y ahora, con la incorporación de AI Agents, ayudamos a las organizaciones a escalar sin sobrecostos ni improvisaciones. Nuestra experiencia nos permite detectar oportunidades reales, priorizar quick wins y acompañarte en la evolución de tu modelo operativo, paso a paso.

 

Contáctanos y da el primer paso hacia una operación más inteligente, escalable y rentable.