¿Por qué es necesario el análisis de procesos en un ERP?

Lograr la mejora de los procesos empresariales es uno de los principales objetivos de toda compañía que desea obtener mejores resultados para cumplir los objetivos de crecimiento trazados. Es por este motivo que a la fecha se han desarrollado avanzadas herramientas tecnológicas que permiten analizar las diferentes tareas que se ejecutan con el fin de identificar fallas.

Una vez se identifican problemas que afectan el desempeño de las labores que se ejecutan es posible tomar acciones correctivas que contribuyan a la mejora de los procesos empresariales. Esto es exactamente de lo que se trata el análisis de procesos (Minería de Procesos - Business Process Lining, por sus siglas en inglés BPM), un servicio tecnológico que se centra en la identificación de obstáculos e ineficiencias para poder intervenir justo en el problema y así contribuir a la optimización de los resultados.

En un Enterprise Resource Planning (ERP), en español, Sistema de planificación de recursos empresariales, el análisis de procesos cumple una función de gran importancia, ya que ayuda a comprender mejor las tareas que se ejecutan desde las áreas administrativas y operativas. En gran medida, su aporte se debe a la alta capacidad para recolectar datos útiles  analizarlos para dar respuestas a diferentes problemas que estén generando pérdidas o retrasos en los resultados.

Partamos del hecho de que un ERP está comprendido por una estrategia que integra información de diferentes áreas de una empresa para mejorar la ejecución de las tareas y procesos. Por lo que al implementar una herramienta tecnológica de alto alcance de análisis de procesos (Minería De Procesos) se puede fortalecer todo el trabajo, logrando un impacto más enriquecedor, al permitir visualizar el flujo y la ruta real de cada transacción y de cada documento, vienen todas las variaciones de la ejecución real VS el paso a paso del diseño del proceso.

El valor que agrega el análisis de procesos

Dado que el objetivo del ERP es recopilar toda información sobre las transacciones y tareas a realizar en una empresa con el objetivo de optimizar las tareas y tomar mejores decisiones, es indispensable poder tener un panorama amplio y completo del funcionamiento de cada uno de los procesos. En ocasiones, esto puede resultar complejo, por lo que la ayuda de las herramientas tecnológicas no solo permiten un mayor alcance, también permiten contemplar puntos que muchas veces se pasan por alto.

La intención es que junto a un proveedor de análisis y automatización de procesos pueda realizar una evaluación de ERP de manera adecuada y en donde todos los puntos que se contemplen se ajusten a las necesidades reales de su empresa. Para ello es fundamental identificar y comprender todos los procesos, operaciones y objetivos de crecimiento, al igual que el tiempo máximo que se ha estipulado para cumplirlos.

En este sentido, el análisis de procesos empresariales resulta un apoyo imprescindible para llegar a cada uno de los puntos que se deben analizar a profundidad y así conseguir las soluciones apropiadas para cada una de las tareas que se ejecutan. Esto le asegurará una planificación y ejecución de proyectos con una tasa de éxito más alta.

¿Cuáles son los beneficios del análisis de procesos?

- Permite identificar las debilidades y cuellos de botella

Identificar las fallas en los procesos que se ejecutan en una empresa no es tarea fácil, pues  en la mayoría de casos solo se perciben los efectos negativos de estas y no se toman las medidas indicadas para corregirlas. Es por esto que un análisis de procesos automatizado resulta tan necesario, pues realiza una investigación profunda sobre las fallas, desviaciones e ineficiencias que identifica para proporcionar una respuesta inteligente.

- Facilita la visualización de los procesos

Comprender a profundidad el desarrollo de cada uno de los procesos que se realizan en una empresa es indispensable para el ERP, pues tener claras las tareas que ejecuta cada equipo de trabajo, junto al rol de cada trabajador permite crear una estrategia coherente en donde se contemplen objetivos realistas.

El resultado será un equipo alineado con los intereses de la empresa, ya que tienen una idea clara de las metas y el plan de trabajo a seguir para poder lograrlas.

- Ayuda a reducir costos

Al tener claro el objetivo de cada tarea dentro del proceso productivo de la empresa es posible identificar aquellos puntos que están generando gastos innecesarios, desperdicio de recursos y retrasos en los resultados finales. En consecuencia, se podrán tomar mejores decisiones al momento de destinar presupuestos.

¿Cómo funciona el análisis de procesos?

La finalidad de este sistema de análisis es poner en evidencia los factores clave que debe integrar el ERP, de esta manera se determina aquellos procesos que deben tenerse en cuenta, al igual que las áreas a las que pertenecen, entre otros aspectos. Estos datos son la base para identificar los requerimientos, oportunidades y necesidades de la empresa, es decir, todo lo necesario para poder alcanzar los objetivos trazados en el proyecto en el que se esté trabajando.

La importancia del análisis como proceso recae en la capacidad para identificar, recopilar y analizar de manera integral y efectiva, pues toda la información que engloba es vital para poder llegar a las conclusiones idóneas para proceder con un plan de acción efectivo que permita acelerar los procesos sin dejar de lado la eficiencia.

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