26 de mayo 2022

Pasos para desarrollar el discovery de procesos de tu empresa

El Discovery de Procesos permite la optimización de todas las actividades dentro de una empresa para así poder alcanzar las metas trazadas y mejorar la eficiencia productiva. En esta nota te contamos cuáles son los pasos para desarrollarlo y llevar tu compañía al siguiente nivel. ¿Qué esperas para emplearlo ahora?


 Etapas del discovery de procesos

Como bien se sabe la metodología de discovery de procesos es la unión de tecnologías y técnicas que permiten identificar la forma en la que las personas realizan los procesos empresariales. Además, da un paso más allá para optimizar la eficiencia de las organizaciones, usando aprendizaje automático e inteligencia artificial para así responder oportunamente por las situaciones críticas. Por eso, el día de hoy queremos que comprendas mejor los pasos que debes seguir con el fin de que obtengas los resultados pertinentes. 

1. Identificación de los procesos de negocio

 Identificación de los procesos de negocios en el descubrimiento de procesos

Imagen tomada de Gestión Sanitaria

En esta etapa se revisarán los requerimientos mínimos para la robotización de los procesos empresariales, el resultado permitirá obtener un tributo de los primeros procesos candidatos para su posterior evaluación. Asimismo, se desarrollarán productos o servicios que se adapten a las necesidades de la compañía, de manera que se logre una sinergia con el cliente para resolver sus problemas, establecer prioridades y detectar los riesgos.

Con base a esto, se debe documentar cada acción que realice el usuario, desde hacer un clic hasta interactuar con distintos sistemas, así se estará ejecutando uno de los procesos implementados, que en este caso, podría ser la incorporación de nuevos clientes a medida que se va desplegando la automatización de tareas

2. Evaluación de procesos preseleccionados

Consiste en evaluar los procesos del punto anterior, con el objetivo de obtener el o los seleccionados para su robotización. Los factores a revisar son:

Evaluación de procesos pre seleccionados

Imagen tomada de RPA Technologies

De esta forma, para cada proceso se realiza un ejercicio preliminar que determina el impacto que supondría la automatización en términos de ROI dentro de la empresa, por eso se calcula una serie de variables que faciliten y justifiquen el proceso de negocio previamente elegido. Cabe resaltar que, toda la información que se recolecta en esta fase, hace que los equipos de trabajo se centren tanto en la utilidad como usabilidad de los procesos a construir. 

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3. Descubrimiento

 Descubrimiento de procesos

Imagen tomada de Scielo

En esta etapa se lleva a cabo el levantamiento del proceso que ya fue seleccionado, de este modo el consultor definirá si se requiere o no realizar un test de conectividad con las aplicaciones de negocio aplicadas, así las tareas para tener en cuenta en esta fase son:

- Analizar la información del proceso aportada por el cliente. 

- Si no se dispone del recurso anterior, se puede ejecutar una sesión remota que tome los datos del proceso.

- Determinar todos los casos de uso del proceso. 

4. Definición

Como puedes notar hasta este punto, el descubrimiento de procesos para la implementación de RPA es clave para que las empresas puedan cumplir con sus objetivos y mejorar su flujo de trabajo. Asimismo, se crean acciones significativas a partir de los resultados obtenidos, donde se consigue el tan esperado valor organizacional para manejar tareas automatizadas y su efecto en los procesos. 

Entonces, para esta cuarta etapa, puede elaborarse un documento funcional del proceso de negocio que acaba de automatizarse, en el cual las actividades a realizar son las siguientes:

- Diagrama de actividad del proceso. 

- Descripción de las tareas y subtareas que realizará el discovery de procesos.

- Diagrama de casos de uso.

Con lo descrito hasta aquí, ya sabes que el descubrimiento de procesos es una gran opción para acelerar todas las tareas empresariales, de forma que los resultados de los diferentes departamentos de tu organización sean los más certeros. Recuerda que en estas etapas del process discovery cualquier usuario de RPA podrá emplear sus funciones en los distintos procesos con el fin de mejorarlos. 

Por eso, en Botkers identificamos y priorizamos los procesos que impactan en la estrategia de tu negocio. Somos una de las empresas de RPA que explora y determina para qué sirve la automatización robótica de procesos y las tareas de negocio. Adicionalmente, contamos con testimonios, logros y beneficios que puedes conseguir a tan solo un paso. 

En nuestra compañía creamos un backlog de procesos a automatizar que te muestra las diversas áreas de tu negocio para aumentar su eficiencia. No lo pienses más y adquiere este servicio de la mano de nosotros.