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- Enfoque multidisciplinario: combina visión operativa, tecnológica y estratégica en un solo ejercicio consultivo.
- Uso de herramientas digitales: puede incorporar tecnologías como minería de procesos o captura de datos en tiempo real.
- Adaptabilidad sectorial: se ajusta a las particularidades de cada industria (retail, logística, banca, salud, etc.).
- Visión centrada en el usuario: considera la experiencia de los equipos que ejecutan los procesos, no solo del cliente final.
- Priorización con impacto: no analiza “todo”, sino que enfoca los recursos en procesos de alto volumen, complejidad o costo.
- Visibilidad de cuellos de botella: ayuda a revelar ineficiencias que no se perciben fácilmente desde el nivel directivo.
- Generación de artefactos reutilizables: como mapas de procesos, matrices de esfuerzo/impacto y documentación técnica.
- Preparación para automatizar con éxito: deja lista la base para implementar tecnologías como RPA, IA o BPM.
Pasos para desarrollar un discovery eficiente en tu empresa
Para que el control y optimización de procesos arroje resultados útiles y accionables, es indispensable seguir una metodología rigurosa, centrada tanto en datos como en el conocimiento del negocio. Estos son los pasos clave que recomendamos en Botkers para lograrlo con éxito:
- Reunir a los actores clave de cada proceso: involucrar desde el inicio a quienes ejecutan, supervisan y toman decisiones sobre los procesos garantiza una visión completa. Aquí se definen objetivos, expectativas y alcances del discovery.
- Levantar información operativa y técnica actualizada: se recopilan documentos, reportes, KPIs, diagramas existentes, manuales, tiempos de ciclo y cualquier otro insumo que permita entender cómo se ejecutan los procesos en la práctica.
- Observar procesos en tiempo real y validar con los equipos: más allá de lo que está documentado, es crucial observar cómo fluye el trabajo en el día a día: dónde se detiene, quién toma decisiones, qué herramientas se usan y qué tareas se repiten sin valor agregado.
- Mapear visualmente los flujos críticos de principio a fin: se crean diagramas detallados de los procesos priorizados, desde la entrada de una solicitud o tarea hasta su salida final, identificando actores, sistemas involucrados y posibles dependencias.
- Identificar cuellos de botella, reprocesos y tareas manuales: con ayuda de análisis de tiempos, esfuerzo humano y carga de trabajo, se detectan puntos críticos donde hay demoras, retrabajos o desgaste operativo innecesario.
- Evaluar el nivel de madurez operativa y tecnológica: se analiza si la empresa cuenta con los sistemas, datos y cultura organizacional adecuados para soportar iniciativas de automatización o rediseño.
- Priorizar procesos con mayor potencial de impacto: finalmente, se construye una matriz de priorización que combina el impacto esperado (ahorro, eficiencia, escalabilidad) con la viabilidad técnica y organizacional.
Importancia del mapeo de procesos y análisis de puntos críticos
Sin un mapeo bien hecho, las decisiones de automatización o rediseño corren el riesgo de basarse en suposiciones o percepciones equivocadas. Por eso, en Botkers, lo consideramos el núcleo del discovery de procesos. Aquí te contamos más sobre por qué es tan valioso:
- Hace visible lo que normalmente está oculto: muchas ineficiencias no se detectan porque están normalizadas en la rutina diaria. El mapeo permite exponer procesos informales, tareas innecesarias y pasos duplicados que nadie cuestiona hasta que se visualizan en un flujo.
- Permite entender relaciones entre personas, sistemas y tareas: al documentar qué actores intervienen en cada etapa, qué herramientas utilizan y cómo interactúan entre sí, el mapeo revela dependencias críticas y puntos de fricción que afectan la continuidad operativa.
- Facilita la identificación de errores frecuentes y tareas manuales: las tareas que requieren intervención humana constante, doble digitación, validaciones manuales o correcciones frecuentes suelen ser candidatas ideales para la automatización. El mapeo permite ubicarlas con precisión.
- Apoya la estandarización de procesos en empresas con alta variabilidad: en organizaciones con sedes, equipos o sistemas diversos, los flujos tienden a variar entre áreas. El análisis comparativo ayuda a definir un modelo estándar más eficiente y replicable.
- Sirve como insumo para auditorías, capacitación y rediseño de procesos: un proceso bien mapeado se convierte en una herramienta transversal que puede usarse para entrenar nuevos colaboradores, para responder a auditorías externas o como base para rediseñar la operación desde cero.
Identificación de oportunidades de automatización
