¿Por qué RPA es fundamental en la era de la automatización inteligente?

A diario, miles de organizaciones se enfrentan al mismo dilema: empleados desbordados por tareas repetitivas, picos de trabajo difíciles de manejar y procesos que no escalan al ritmo del negocio. De hecho, de acuerdo con los datos que hemos recopilado, el 68% de los empleados siente que el volumen y ritmo de trabajo actual es excesivo, y el 60% de su tiempo se pierde entre reuniones, chats y correos electrónicos. A esto se suma otro dato preocupante: el 46% de los trabajadores acepta cometer al menos un error grave por semana, consecuencia directa del agotamiento operativo.

 

En este contexto, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) pasó de ser una solución técnica a una respuesta estratégica. ¿Por qué? Porque permite liberar a los equipos de tareas manuales, reducir errores, mejorar tiempos de respuesta y abrir espacio para la creatividad y la innovación. 

 

En este artículo de Botkers te explicamos por qué RPA es la base sobre la que se construye la automatización inteligente, cómo funciona esta nueva forma de operar los negocios, y qué impacto real está teniendo en empresas como la tuya. También te mostraremos casos concretos en los que organizaciones han reducido tiempos de ejecución de semanas a minutos y generado ahorros millonarios. ¡Sigue leyendo!

 

¿Qué es RPA y cómo se relaciona con la automatización inteligente?

 

RPA es una tecnología que permite replicar acciones humanas dentro de sistemas digitales, donde a cada automatización se le denomina “bot”. Estos bots no sustituyen el pensamiento humano, sino que ejecutan tareas repetitivas de manera precisa, siguiendo una serie de instrucciones para: copiar datos, llenar formularios, mover información entre plataformas, generar reportes, realizar cálculos, hacer validaciones, entre otras. Lo hacen sin errores, trabajando 24/7 los 7 días de la semana, y con trazabilidad completa.

 

Por ejemplo, en una empresa de logística, el ingreso manual de datos de órdenes de compra desde correos electrónicos al sistema ERP podía tomar hasta 8 horas diarias de trabajo humano. Con los sistemas RPA, esa misma operación se automatizó, reduciendo el tiempo de intervención humana a tan solo 15 minutos, con cero equivocaciones y sin necesidad de gastar más dinero en ampliar el equipo.

 

• ¿Qué es la automatización inteligente?

 

La automatización inteligente combina RPA con tecnologías de inteligencia artificial (IA), como machine learning, visión por computadora, procesamiento de lenguaje natural y analítica avanzada. Gracias a esta fusión, los bots ya no solo “ejecutan”, sino que también pueden comprender, aprender y tomar decisiones básicas.

 

Por ejemplo, si el bot de una aseguradora recibe documentos escaneados con reclamaciones médicas, puede extraer los datos relevantes, interpretar el tipo de reclamo y decidir si lo aprueba automáticamente o lo escala a un analista humano. Eso es automatización inteligente.

 

• ¿Cómo se relacionan RPA y automatización inteligente?

 

Podemos decir que la automatización inteligente es el siguiente paso evolutivo de RPA. Aquí te mostramos cómo se conectan y se potencian:

 

• RPA ejecuta tareas estructuradas: como mover datos entre sistemas, generar facturas, o enviar correos automáticos.
  
  

• La inteligencia artificial interpreta y decide: analiza correos complejos, clasifica imágenes o reconoce intenciones en lenguaje natural.
  
  

• Juntas, automatizan procesos de extremo a extremo: desde la recepción de un correo del cliente hasta la respuesta personalizada, sin intervención humana.

 

Aprende más sobre la relación entre la IA generativa y RPA: lo que Apple y otras empresas están creando para sus usuarios

 

¿Cómo funciona exactamente la automatización inteligente?

 

 

Puede que ya hayas escuchado muchas veces que la automatización inteligente “transforma procesos”. Pero, ¿cómo lo hace realmente? ¿Qué pasa dentro del sistema cuando un proceso es automatizado de forma inteligente? Responde estas interrogantes y aprende cómo funciona este proceso paso a paso a continuación:

 

• Descubrir: encontrar lo que realmente se puede automatizar

 

Antes de automatizar, hay que entender. Esta fase utiliza herramientas de process mining (minería de procesos) y task mining (minería de tareas) para analizar cómo se ejecutan los procesos dentro de tu empresa, con datos reales, no suposiciones.

 

• Se identifican cuellos de botella, tareas repetitivas y desviaciones en la ejecución.

 

• Se mide cuánto tiempo consume cada proceso y cuánto valor aporta.

 

• Se priorizan los procesos según impacto potencial y facilidad de automatización.

 

• Automatizar: construir flujos de trabajo que piensan y actúan

 

Una vez identificado qué procesos automatizar, se diseñan flujos donde la RPA ejecuta las tareas repetitivas, y la inteligencia artificial interpreta la información compleja.

 

• RPA se encarga de tareas estructuradas como extraer datos, hacer clics, enviar reportes.

 

• La IA analiza documentos, clasifica correos electrónicos o evalúa riesgos crediticios.

 

• Todo se integra en plataformas que permiten orquestar el proceso de punta a punta.

 

• Funcionar: mantener la automatización en marcha y evolucionar

 

Aquí es donde muchas empresas fallan: creen que automatizar es una tarea de una sola vez. Pero la automatización inteligente es un sistema vivo que aprende, se ajusta y mejora con el tiempo.

 

• Se implementa un sistema de monitoreo continuo y análisis de desempeño.

 

• Se ajustan los modelos de IA y los robots RPA según nuevos patrones o datos.

 

• Se escalan procesos exitosos y se automatizan otros a partir del aprendizaje obtenido.

 

Ventajas de implementar la automatización inteligente en procesos empresariales

 

 

Adoptar la automatización inteligente es una estrategia transformadora que te ofrece diversas ventajas como:

 

• Reducción significativa de costos operativos: la automatización inteligente permite a las empresas disminuir drásticamente sus gastos operativos al reemplazar tareas manuales repetitivas con procesos automatizados. Según un estudio de Deloitte, las compañías que adoptan estas tecnologías esperan reducir sus costos en un promedio del 31% en los próximos tres años, superando el 24% estimado en años anteriores.

 

• Mejora en la precisión: la combinación de RPA e inteligencia artificial garantiza una ejecución precisa de los procesos, reduciendo significativamente los errores humanos. Al automatizar tareas críticas, las empresas aseguran una mayor consistencia y trazabilidad en sus operaciones.

 

• Aumento de la productividad y eficiencia operativa: esta automatización también libera a los empleados de tareas monótonas, permitiéndoles enfocarse en actividades estratégicas y creativas. Este hecho no solo mejora la moral del equipo, sino que también incrementa la productividad general de la organización. De igual manera, los procesos automatizados operan de manera continua, sin interrupciones, acelerando los tiempos de respuesta y mejorando la eficiencia operativa. Esto se traduce en un incremento del 19% en la capacidad de la fuerza laboral en áreas administrativas, frente al 12% en organizaciones que no han adoptado estas tecnologías.

 

• Escalabilidad y adaptabilidad a las demandas del mercado: la automatización inteligente ofrece una escalabilidad sin precedentes, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en la demanda sin necesidad de aumentar proporcionalmente los recursos humanos. Durante picos de trabajo, los procesos automatizados pueden manejar volúmenes adicionales sin comprometer la calidad.

 

Casos de uso empresarial de RPA aplicada en la automatización inteligente

 

 

La automatización inteligente está cambiando la forma en que diversas empresas operan. Conoce a continuación algunos casos reales que ilustran cómo esta integración mejora la eficiencia, reduce costos y optimiza procesos en diferentes sectores:

 

• Conciliación bancaria automatizada: una empresa del sector energético enfrentaba desafíos en la conciliación diaria de movimientos bancarios, un proceso propenso a errores y consumo de tiempo. Implementando RPA, automatizaron la descarga y verificación de transacciones, reduciendo significativamente el tiempo dedicado y mejorando la precisión.

 

Otros ejemplos de procesos de conciliación de datos empresariales que puedes realizar con RPA

 

• Gestión de incidencias en el sector retail: ZARA, reconocida cadena de moda, optimizó su proceso de gestión y seguimiento de incidencias mediante RPA. Los bots automatizaron tareas como el acceso a sistemas, recopilación de datos y generación de informes, mejorando la eficiencia y reduciendo los tiempos de respuesta. 

 

• Automatización de cuentas por pagar en la industria de bebidas: Coca-Cola implementó RPA en su departamento de cuentas por pagar, automatizando tareas repetitivas como la validación de facturas y la gestión de pagos. Esta automatización resultó en una mayor eficiencia, reducción de errores y optimización del flujo de caja. 

 

• Procesamiento de pedidos y devoluciones en el comercio minorista: en el sector retail, la automatización del procesamiento de pedidos y devoluciones mediante la robotización con RPA ha permitido a las empresas gestionar estas operaciones de manera más eficiente. Los bots verifican registros de compra, actualizan inventarios y procesan reembolsos rápidamente. 

 

• Facturación médica automatizada en el sector salud: implementando RPA, las organizaciones pueden automatizar la generación y envío de facturas, así como el seguimiento de pagos y recordatorios. Esta automatización no solo mejora la precisión y reduce los errores, sino que también acelera el ciclo de facturación, mejora el flujo de caja y permite al personal enfocarse en la atención al paciente.

 

Conoce otros casos y ejemplos de uso de RPA en las empresas

 

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