Minería de procesos: qué es, cómo funciona y cuáles son sus beneficios

Cada día, más empresas entienden que conocer cómo realmente operan sus procesos es la clave para tomar mejores decisiones. De hecho, más del 40% de las organizaciones que han implementado minería de procesos reportan reducciones significativas en sus costos operativos, según un estudio reciente de ProcessMaker. Y no solo eso: un informe de Forrester reveló que el 83% de los líderes empresariales planean acelerar la adopción de esta tecnología para mejorar la experiencia del cliente y la eficiencia interna.

 

¿Pero qué es exactamente la minería de procesos? ¿Cómo funciona y qué impacto puede tener en tu organización? En este artículo te lo contamos todo: desde su definición hasta sus aplicaciones reales en distintas industrias. También descubrirás cómo empresas que ya trabajan con Botkers han logrado pasar de procesos que tardaban semanas a flujos que se completan en minutos, generando ahorros, ingresos adicionales y transformaciones operativas reales. ¡No dejes de leer!

 

¿Qué es la minería de procesos?

 

La minería de procesos, o process mining, es una disciplina que combina la ciencia de datos y la gestión de procesos para analizar cómo se llevan a cabo realmente las operaciones dentro de una organización. A través del análisis de registros de eventos generados por los sistemas de información (como ERP, CRM o BPM), esta técnica permite visualizar los flujos de trabajo reales, identificar cuellos de botella y optimizar los procesos.

 

A diferencia de las metodologías tradicionales que se basan en mapas de procesos teóricos, la minería de procesos ofrece una visión objetiva y basada en datos de cómo funcionan los procesos en la práctica. Esto permite descubrir ineficiencias, desviaciones y oportunidades de mejora que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas.

 

Lee también: Cómo la minería de procesos transformará los negocios en 2025

 

¿Cómo funciona la minería de procesos en una organización?

 

 

Este proceso, que permite a las organizaciones entender cómo se ejecutan sus operaciones en la práctica, detectar cuellos de botella y aplicar soluciones basadas en evidencia y no en suposiciones, se despliega en una empresa de la siguiente manera:

 

• Recolección de datos desde los sistemas: se extraen los datos de los sistemas que ya usa tu compañía. Estos sistemas generan event logs o registros de eventos que documentan cada actividad dentro de un proceso: quién hizo qué, cuándo y en qué orden.

 

Ejemplo: en un sistema ERP como SAP, puedes extraer eventos de compras, pagos o aprobaciones para reconstruir el flujo real de órdenes de compra.

 

• Estandarización y preparación de los datos: no todos los sistemas entregan los datos de la misma manera. Por eso, se realiza una limpieza y transformación de la información para que sea comprensible, trazable y útil. Esto incluye normalizar nombres de eventos, unificar fechas, eliminar duplicados y asegurarse de que todos los casos (procesos) estén completos. 

 

Ejemplo: un mismo evento puede aparecer como “Validación de Factura” o “Factura Validada”. Aquí se unifican bajo una misma etiqueta para evitar inconsistencias.

 

• Descubrimiento del proceso real: a partir de los datos limpios, el software de minería de procesos genera automáticamente un mapa visual del proceso tal como realmente ocurre en tu empresa, no como dice el manual. Esto se conoce como “process discovery”.

 

Ejemplo: aunque el proceso de pago a proveedores debería tener 5 pasos, el análisis revela que algunos usuarios lo hacen en 8 pasos debido a retrabajos o aprobaciones adicionales no contempladas.

 

• Análisis de conformidad: aquí se compara el proceso real con el proceso ideal (modelo teórico) para identificar desviaciones. Esto permite detectar prácticas no estándar, pasos innecesarios o incluso incumplimientos normativos.

 

Ejemplo: en una auditoría financiera, este análisis puede revelar pagos realizados sin las aprobaciones necesarias o con fechas que violan las políticas internas.

 

• Detección de cuellos de botella y variaciones: con los flujos visualizados, es posible identificar los puntos donde el proceso se tranca o se alarga. Esto puede deberse a carga operativa, aprobaciones manuales, sistemas que no se comunican bien, entre otros.

 

Ejemplo: si la aprobación de crédito en una financiera tarda más de lo esperado, el análisis puede mostrar que ciertas solicitudes se quedan días en espera del visto bueno de un analista específico.

 

• Optimización y mejora continua: con toda esta información, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas: rediseñar flujos, automatizar pasos, reasignar recursos o cambiar reglas de negocio. Y lo mejor: los resultados se pueden medir con precisión.

 

Ejemplo: tras identificar que el 30% de las órdenes de compra se estaban generando manualmente, una empresa automatiza esa parte del flujo y reduce los errores en un 80%.

 

Te puede interesar: Process mining y process discovery: diferencias y semejanzas

 

Casos de uso y aplicaciones en la industria

 

 

La minería de procesos no es un concepto futurista, es una herramienta real que ya está transformando sectores clave en Colombia y Latinoamérica. Desde contabilidad hasta recursos humanos, las empresas que implementan esta tecnología no solo detectan fallos, sino que liberan miles de horas operativas, mejoran su flujo de caja, optimizan sus canales digitales y evitan errores que costaban millones. Estos son algunos de los casos de éxito más representativos de Botkers donde la minería de procesos, combinada con sistemas de RPA, ya está haciendo la diferencia:

 

• Finanzas y contabilidad

 

Los procesos financieros, por su alto volumen y dependencia de reglas claras, son terreno fértil para el process mining.

 

• Gestión de facturas: se redujo el tiempo desde la recepción hasta la contabilización de facturas de 22 días a solo 2. Esto permitió mejorar el flujo de caja y reducir más del 95% de errores de registro en proveedores.

 

• Cálculo de comisiones: se logró una automatización del 100% en el cálculo y registro de comisiones para asesores independientes.

 

• Certificados tributarios: se pasó de dedicar minutos a cero minutos en la emisión y envío, gracias a la digitalización total del proceso.

 

• Recursos Humanos

 

Los flujos de vinculación, nómina o activación de usuarios suelen tener pasos repetitivos que consumen tiempo innecesario, pero que pueden ser optimizados después de un process mining:

 

• Liquidación de nómina con novedades: se optimiza este proceso al integrar fuentes de datos dispersas y automatizar cálculos y reportes.
  
  

• Activación/Inactivación de usuarios: la automatización evita errores críticos al dar o quitar accesos en múltiples sistemas simultáneamente (correo, CRM, ERP, etc.).
  
  

• Vinculación de empleados: el onboarding de talento se agiliza al centralizar validaciones, flujos de aprobación y creación de credenciales.

 

• Operaciones, logística y abastecimiento

 

En áreas operativas, a través de la minería de procesos, se puede determinar el impacto, la eficiencia, la velocidad y la disminución de reprocesos.

 

• Órdenes de compra: se obtuvo una disminución del 25% en reprocesos asociados a la emisión de órdenes, al estandarizar pasos y eliminar tareas redundantes.

 

• Creación de reportes: tareas que tomaban 8 horas ahora se realizan en solo 1 minuto, al consolidar datos desde diferentes sistemas de forma automática.

 

• Barrido de buzones: se gestionan de forma automatizada correos clave como facturación, notificaciones judiciales y solicitudes de clientes.

 

• Atención al cliente y experiencia digital

 

Analizar de cerca los procesos también contribuye a mejorar los tiempos de respuesta y la disponibilidad de servicios digitales impacta directamente los ingresos:

 

• Consultas en portales: se logró un 98% de reducción en el tiempo de búsqueda y descarga de información desde páginas web.

 

• Tiendas en plataformas digitales: al mejorar la disponibilidad y sincronización de productos en apps de domicilios, una empresa logró $185.000 USD en ingresos adicionales.

 

Aprende más sobre minería de procesos y RPA: la sinergia clave para optimizar tu negocio

 

Beneficios clave de aplicar minería de procesos

 

Implementar minería de procesos no solo transforma la forma en que operas, sino que también impulsa resultados tangibles y medibles. Desde la reducción de costos hasta la mejora de la experiencia del cliente, las organizaciones que adoptan esta tecnología obtienen múltiples ventajas como:

 

• Reducción de costos operativos: permite identificar ineficiencias y eliminar actividades redundantes, esto se traduce en ahorros significativos. Según un análisis de AIMultiple basado en 45 estudios de caso, el ahorro de costos es el beneficio más comúnmente reportado, mencionado en el 32% de los casos.

 

• Mejora en la eficiencia de los procesos: al visualizar y analizar los flujos de trabajo reales, las organizaciones pueden optimizar sus procesos para ser más ágiles y efectivos. Un estudio de McKinsey reveló que la aplicación de minería de procesos en una empresa manufacturera resultó en una reducción del 75% en el tiempo de ciclo del proceso.

 

• Incremento en el retorno de inversión (ROI): la inversión en minería de procesos puede generar un retorno considerable. Por ejemplo, Nationwide proyectó un ROI del 122% en 2023, con una proyección de hasta 218% en años posteriores al implementar minería de procesos en sus auditorías internas.

 

• Mejora en la experiencia del cliente: procesos más eficientes y transparentes conducen a una mejor experiencia para el cliente. Según Deloitte, los esfuerzos de optimización de procesos llevaron a una mejora del 30% en la satisfacción del cliente para una empresa logística.

 

¡Aplica el process mining en tu empresa a través de Botkers!

 

 

Si llegaste hasta aquí, probablemente ya lo sabes: tus procesos tienen mucho potencial por liberar. En Botkers te ayudamos a descubrirlo y, más importante aún, a convertirlo en resultados concretos. Porque la minería de procesos no se trata solo de visualizar flujos, sino de tomar decisiones más inteligentes, ahorrar tiempo, reducir errores y ganar competitividad en serio.

 

Nuestra propuesta va más allá del análisis. Creamos una hoja de ruta real para ti, con acompañamiento experto en cada etapa:

 

• Entendemos tus procesos: realizamos un diagnóstico detallado para saber qué actividades pueden optimizarse con mayor impacto.

 

• Aplicamos tecnología con sentido: usamos minería de procesos y automatización inteligente para transformar tu operación sin fricciones.

 

• Priorizamos lo que realmente importa: te ayudamos a enfocarte en los procesos que liberan más valor, reducen errores o aceleran tu operación.

 

• Monitoreamos y evolucionamos contigo: no te dejamos solo. Seguimos midiendo, afinando y creciendo contigo a medida que el negocio cambia.

 

Ya sea que apenas estés explorando esta tecnología o que tengas claros los procesos a mejorar, podemos ayudarte a avanzar. Nuestros clientes ya han visto resultados reales: reducción del 95% en errores contables, generación de reportes en segundos, ingresos adicionales de hasta $185K USD gracias a mejoras digitales, y miles de horas operativas liberadas. Contáctanos hoy y empecemos a maximizar la eficiencia de tu compañía.