Automatización robótica para la recepción, aprobación y contabilización de facturas electrónicas
Con la implementación de la Facturación Electrónica las empresas han visto un cambio importante en su operación. Más allá del ahorro en papel, de la disminución en los costos y de las bondades de la trazabilidad que ofrece el uso de un documento digital, el gran cambio se da en los tiempos de respuesta establecidos por la ley y en cómo estos afectan los procesos de recepción, aprobación y contabilización de las facturas emitidas y recibidas.
En Colombia, por ejemplo, si una factura electrónica no es rechazada dentro de los 3 días de su recepción, se entiende que ha sido aceptada y que el monto facturado se adeuda al proveedor que la ha emitido.
¿Qué implicaciones tiene esto para las empresas que reciben decenas de facturas a diario? ¿Cómo afecta esto la operación y las finanzas de una compañía que, en muchos de los casos, tiene acuerdos de pago ya establecidos, incluso con condiciones de descuento financiero por pronto pago?
De acuerdo con Yefrit Díaz, Director de Gestión y Automatización de la información del Grupo Empresarial Oikos, este proceso tomaba entre 22 y 25 días, en promedio. Pero ahora, gracias a la automatización del proceso de recepción, aprobación y contabilización de facturas la organización ha disminuido ese tiempo a tan sólo 2 días.
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, APROBACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
La automatización del proceso de recepción, aprobación y contabilización de facturas electrónicas permite, entre otros:
- Validación en línea de las facturas electrónicas recibidas.
- Verificación de los documentos adjunto dando cumplimiento a los parámetros establecidos por la empresa.
- Enrutamiento inteligente para la aprobación de las mismas por parte de los empleados designados para tal fin.
- Notificaciones y alertas, en tiempo real, sobre la aprobación, disponibilidad de documentos para su respectiva contabilización, ausencia de documentos, ausencia de información, ausencia de aprobación por parte de algún involucrado, rechazo de facturas, diferencias en valores, entre otros.
- Integración con el ERP de la empresa, una vez han sido debidamente aprobadas, permitiendo la creación de los asientos contables y el cargue de los documentos soporte.
Dentro de los resultados de la automatización de este proceso están la disminución -considerable- en los tiempos asociados al proceso, la reducción de los errores de digitación, el aumento en la seguridad y la integridad de la información y la mejora en programación de pagos lo que permite una mejor proyección del flujo de caja.
