¿Automatizar el proceso de caja menor?
Hay procesos, muy manuales, que quitan tiempo a los equipos de contadores y auxiliares contables de las empresas. La revisión, procesamiento y contabilización de las cajas menores es uno de ellos. Auxiliares contables y contadores gastan horas en validar los datos de los terceros, el control de montos para registro de terceros de monto menor, la verificación de recibos duplicados, la definición de cuentas contables, impuestos y demás aspectos tributarios asociados, la contabilización de los documentos, el adjuntar los soportes, la compensación y notificación de los montos aprobados para que se puede cerrar la caja menor.
Multiplique eso por la cantidad de locales, sucursales o tiendas que tiene una tienda por departamentos, o una cadena de farmacias y seguro encontrará que estos pasos consumen un buena cantidad de recursos de la empresa.
AUTOMATIZAR EL PROCESO DE CAJA MENOR.
Automatizar el proceso de Caja Menor permite a las empresas liberar tiempo de los empleados, minimizar los errores de transcripción de información, sistematizar la validación de recibos duplicados y generar alertas para facilitar el trabajo de quienes deben validar y aprobar cada uno de los gastos.
- En Botkers hemos implementado soluciones de automatización del proceso de Caja Menor que incluyen:
- Centralizar en un portal la captura de la información y de la representación gráfica de las facturas o documentos que soportan los gastos generados,
- Validar, en tiempo real, la información de proveedores existentes garantizando la estandarización de la información.
- El diseño de un flujo de aprobación de los documentos contra los registros indicados por parte de supervisores, gerentes y de los responsables de la caja menor.
- La generación de alertas de duplicidad de información y de notificaciones en caso de llegar a umbrales de compra que obliguen a un nuevo proveedor a ser creado formalmente en los sistemas de la empresa, de acuerdo con lo establecido en la ley. En caso de requerirse, se pueden generar reembolsos parciales para evitar retrasos que afecten la operación de los locales, tiendas o sucursales Una vez aprobados los gastos, la solución hace el cargue de los soportes al sistema ERP, contabiliza y causa cada uno de ellos, evitando tener que hacerlo de forma manual.
- Para cerrar, el sistema le notifica al usuario cuáles recibos han sido aprobados y el monto que pueden apropiar para Caja Menor.
AUTOMATIZACIÓN DE CAJA MENOR: EL BENEFICIO ESTÁ EN EL AHORRO DE TIEMPO.
El resultado final: una disminución de tiempos en procesos repetitivos de poco valor estratégico, un aumento en los controles del proceso y la posibilidad de mayores niveles de análisis y control de parte de todos los involucrados en el proceso.
Esta automatización ofrece, además, mejores niveles de trazabilidad y visibilidad para los involucrados.
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