04 de noviembre 2022

Automatización de procesos administrativos

Todas las áreas de tu compañía son indispensables para la optimización del mismo, por eso, es importante contar con agilidad y eficiencia en los procesos repetitivos y tediosos de cada sector. Conoce cómo puede mejorar la operación del sector administrativo con los datos prácticos que tenemos para ti en esta nota.


Automatizar los procesos

Cada una de las áreas que componen la operación de una empresa son, sin lugar a dudas, indispensables en sí mismas. Desde el departamento de ventas, el de recursos humanos, hasta el departamento de logística o de gestión del entorno TI, todos ellos son sumamente importantes para garantizar que la compañía funcione de forma correcta. No obstante, entre todas estas áreas existen algunas que, aunque son críticas para la operación general de la empresa, sus procesos son más que todo repetitivos y tediosos de realizar debido a su falta de agilidad y eficiencia.

Este es, indudablemente, el caso de las áreas administrativas: todas aquellas que trabajan arduamente por mantener al día y conectados a todos los departamentos de la organización y que, aun así, deben lidiar con actividades que, además de ser considerablemente monótonas, también les quitan tiempo valioso para efectuar otras funciones más complejas. ¿Es este el caso del sector administrativo en tu empresa y deseas saber cómo solucionarlo? ¡En esta nota de Botkers tenemos la respuesta para ti! No pares de leer y entérate cómo la automatización de procesos administrativos puede mejorar la productividad en tu compañía. 

¿Qué es la automatización de procesos administrativos?

Las gestiones administrativas, independientemente del tipo o tamaño de la organización, se caracterizan por estar compuestas en su mayoría por procesos recurrentes y con pocas variables. Ya sea cotejar información entre bases de datos, elaborar presupuestos e informes sencillos, efectuar conciliaciones bancarias, contestar solicitudes por el chat virtual, etc., todas estas actividades se deben ejecutar diariamente por los colaboradores y no representan en absoluto un reto para ellos. Sin embargo, aunque es innegable que este tipo de procedimientos son fundamentales para que una compañía pueda desarrollarse sin problemas día a día, su carácter repetitivo y monótono genera que estos trabajadores pierdan tiempo y recursos en actividades que realmente podrían ejecutarse empleando tecnología. 

Es en este punto donde entra el process automation. La automatización de procesos administrativos es, en pocas palabras, permitir que tu empresa mejore su operación desde esta área, optimizando y automatizando por medio de software muchas de esas tareas tediosas que le restan tiempo y energía a tu equipo de trabajo. Es decir, el software pasará a realizar a diario estos procesos (en su totalidad o de forma parcial), de modo que tus empleados pueden trabajar de manera más eficiente y rápida. 

Beneficios de automatizar los procesos administrativos

Además de garantizarte una gestión más efectiva del tiempo y un aumento evidente en el nivel de productividad, la automatización de tus procesos administrativos también te brinda otras ventajas. Conoce cuáles son a continuación:

- Mayor coordinación, visibilidad, seguimiento y control de la operación en tu empresa.

- Servicios con un mejor nivel de consistencia.  

- Procesos mucho más transparentes y libres de cualquier tipo de fraude. 

- Mayor nivel de competitividad, gracias a que tu empresa es más productiva y a que tu operación se mantiene a la vanguardia de los avances tecnológicos actuales. 

- Disminución del margen de error, ya que los procesos son ejecutados de forma eficiente y efectiva por bots. 

- Reducción de costos en términos de tiempo, recursos e inclusive personal,  debido a que los bots pasaran a cubrir un sinnúmero de procesos.

- Mayor agilidad en la ejecución de tareas y todo gracias a que el software ejecutará todas estas labores 24/7, sin ninguna pausa. 

- Mejor relación con los clientes gracias a que ahora puedes brindarles un servicio y atención personalizada totalmente acorde a sus necesidades. 

¿Qué procesos administrativos se pueden automatizar?

Ahora bien, ya que conoces qué es y qué ventajas te puede brindar la automatización de servicios y procesos administrativos, a continuación te contamos qué labores puedes automatizar por medio de nuestro software:

- Recursos humanos: puedes automatizar tareas relacionadas con la contratación de personal, gestión de nómina, generación de informes sobre desempeño y cumplimiento de indicadores, control de horario en teletrabajo o trabajo en modalidad híbrida, capacitaciones, seguimiento de permisos y licencias, etc. 

- Atención al cliente: tienes la posibilidad de automatizar la gestión de citas, consultas, sugerencias, preguntas, encuestas de satisfacción, recepción de pedidos, entre otros. 

- Inventario: en cuanto a este aspecto, puedes automatizar la gestión y control de todos los productos que entren y salgan de tu almacén. De este modo, puedes tomar mejores decisiones con información en tiempo real respecto a qué artículos tienes, cuáles ya no dispones y cuáles están prontos a terminarse.  

- Ventas: en esta área, la automatización es clave, ya que te permite ser más efectivo en procesos como generación de órdenes de venta, envío masivo de correos electrónicos con intención de venta, seguimiento de posibles clientes, identificación de usuarios potenciales, gestión y agendamiento de reuniones, elaboración de reportes, etc. 

- Finanzas y contabilidad: el área contable es uno de los sectores más complejos y tediosos en una empresa; no obstante, con ayuda del software, ahora puedes mejorar la productividad de tus colaboradores, automatizando procesos como registro y generación de facturas, conciliaciones bancarias y de envíos, seguimiento de facturas por cobrar, alta de proveedores, elaboración de informes financieros, actualización de forma periódica de datos, entre otros. 

Estas son solo algunos de los cientos de labores que puedes optimizar y mejorar en términos de productividad y ahorro de recursos si optas por automatizar tus procesos administrativos. Recuerda que no hay mejor aliado que Botkers para ayudarte en este grandioso proyecto de transformación digital, así que no lo dudes más, contáctanos y mejora la operación en tu empresa con nuestras herramientas y servicios.