El papel de la minería de procesos en la planificación de proyectos de RPA

Automatizar sin entender cómo fluye realmente tu proceso puede ser rápido, pero ineficiente. Según IBM, las organizaciones que combinan minería de procesos con RPA obtienen mejoras en el rendimiento operativo. Y no es coincidencia: ver con datos lo que antes solo se intuía cambia por completo la forma en que diseñas y ejecutas la automatización.

 

Además, de acuerdo con Automation Anywhere, la integración de minería de procesos con RPA no solo acelera la implementación, sino que reduce los costos y el tiempo asociados a los proyectos de automatización. ¿La clave? Tomar decisiones con evidencia. 

 

Para que comprendas más sobre el impacto de la unión entre estas dos tecnologías, en este artículo de Botkers te contamos qué es la minería de procesos, cuándo usarla, qué beneficios trae para tus bots y qué debes hacer para que tu automatización de tareas no solo sea rápida, sino estratégica y sostenible. ¡No dejes de leer!

 

¿Qué es la minería de procesos y por qué es clave para RPA?

 

La minería de procesos es una tecnología que permite descubrir, visualizar y analizar cómo se ejecutan realmente los procesos dentro de tu organización, a partir de los datos generados por los sistemas que usas todos los días (como ERP, CRM, plataformas de ticketing o herramientas de RRHH). 

 

A diferencia de los mapas de procesos tradicionales, que dependen de entrevistas o suposiciones, la minería de procesos se basa en evidencia objetiva. Con ella puedes detectar:

 

• Cuellos de botella

 

• Pasos innecesarios en el proceso

 

• Variaciones entre usuarios

 

• Cualquier desviación que esté afectando el desempeño real de tu negocio

 

Ahora bien, cuando hablamos de automatización, entender cómo ocurre un proceso en la práctica, con todas sus excepciones, repeticiones y variantes, es indispensable, ya que si implementas RPA sin la visibilidad previa que te brinda el process mining, corres el riesgo de automatizar ineficiencias.

 

¿Cuándo se utiliza la minería de procesos?

 

 

Aplicar minería de procesos no es solo para empresas gigantes ni para momentos de crisis. Es una herramienta poderosa que puede transformar cómo tomas decisiones estratégicas, especialmente cuando estás considerando automatizar con una empresa de RPA. Aquí te compartimos los momentos más comunes y estratégicos en los que se recomienda usarla:

 

1. Previo a implementar RPA (fase de descubrimiento)

 

Antes de automatizar con bots, necesitas entender exactamente cómo se ejecuta cada tarea en tu proceso actual. Y no nos referimos al proceso “en papel” o “como debería ser”, sino al flujo real, con todas sus excepciones, repeticiones, desvíos y puntos muertos. La minería de procesos extrae esa realidad desde los registros de eventos de tus sistemas y te muestra un mapa real y cuantificado. Esto permite tomar decisiones inteligentes sobre qué automatizar primero, en qué orden, y con qué impacto esperado.

 

2. Cuando existen cuellos de botella, reprocesos o retrasos frecuentes

 

¿Hay etapas de tu proceso que siempre se demoran más de lo esperado? ¿Tareas que se hacen dos o tres veces? ¿Personas que se saltan pasos o que hacen las cosas diferente según su criterio? El process mining también te permite visualizar con precisión esas inconsistencias y saber exactamente dónde y por qué se está perdiendo tiempo o calidad. 

 

3. Al rediseñar procesos en iniciativas de mejora continua

 

Cuando una empresa busca modernizarse, migrar de sistema, obtener una certificación o aplicar Lean/Six Sigma, uno de los errores más comunes es rediseñar procesos sin tener datos duros. Aquí es donde la minería aporta valor real: no solo muestra el flujo real, sino que permite cuantificar cuántos casos siguen cada variante, qué recursos intervienen y cuánto cuesta cada desviación. Esta información evita decisiones basadas en intuición o en modelos idealizados que no reflejan lo que pasa en la operación.

 

4. Cuando hay sospechas de incumplimiento de políticas internas o regulatorias

 

Uno de los grandes diferenciales de la minería de procesos es que permite comparar el proceso real con un modelo de referencia o proceso “ideal”. Esto es útil cuando necesitas demostrar que los flujos cumplen con políticas internas, normativas del sector o exigencias regulatorias (por ejemplo, en sector financiero o salud). Si el bot salta una validación crítica, si un flujo no pasa por el supervisor cuando debería, o si alguien modifica información manualmente, la minería lo detecta. Así puedes anticiparte a posibles riesgos legales o sanciones.

 

5. Para justificar inversiones o construir casos de negocio sólidos

 

Convencer a la gerencia o finanzas de que vale la pena invertir en RPA requiere más que buenas intenciones. Con el process mining puedes demostrar con datos que ciertos procesos toman más tiempo del esperado, involucran a muchos recursos, generan errores o afectan directamente indicadores críticos como el NPS (Net Promoter Score), el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) o el flujo de caja. Además, puedes simular escenarios futuros, mostrando cómo cambiarían esos KPI si automatizaras ciertos pasos. Esto te permite crear un business case sólido, con retorno estimado y riesgos claramente identificados.

 

6. Después de automatizar, para medir el impacto

 

La minería de procesos no termina cuando despliegas bots. Al contrario, su rol post-implementación es clave. Puedes usarla para hacer auditoría de procesos automatizados, comparar métricas antes y después, identificar cuellos de botella que persisten o excepciones que los bots aún no pueden manejar. Esto te permite afinar la solución con iteraciones más precisas y demostrar el impacto real de la automatización frente a los stakeholders.

 

Beneficios de integrar minería de procesos en los proyectos RPA

 

 

Integrar process mining en la planificación de tus proyectos de RPA no es un paso opcional, es una decisión estratégica. ¿Por qué? Porque mejora la calidad de tu automatización, reduce riesgos y aumenta la probabilidad de éxito a largo plazo. Te compartimos a continuación los beneficios más relevantes que obtendrás al combinar estas dos tecnologías desde el inicio:

 

• Visibilidad total del proceso antes de automatizar: la minería de procesos te da un “escáner” de cómo realmente operan tus procesos, no cómo crees que lo hacen. Detecta cada paso, cada variante, cada actor y cada bucle de retrabajo. Tener esa visión antes de programar bots te evita caer en el error de automatizar procesos ineficientes o mal estructurados. Según IBM, este tipo de visibilidad puede acelerar la fase de planificación de proyectos de automatización.

 

• Aumento del ROI desde la etapa de diseño: cuando sabes exactamente qué pasos automatizar, en qué orden y con qué frecuencia ocurren, puedes diseñar una estrategia de RPA con mayor impacto desde el día uno. La minería de procesos te ayuda a priorizar las tareas de alto volumen, alto costo o alta fricción, lo que acelera el retorno de la inversión y reduce desperdicios. Según Automation Anywhere, esta sinergia permite generar ahorros en tiempo y costos de implementación.

 

• Reducción drástica de errores y excepciones: una de las causas más comunes de fallas en este tipo de proyectos es que los bots no contemplan todas las variaciones reales del proceso. Con el process mining puedes identificar esas excepciones desde el inicio: casos con más pasos, caminos alternos, validaciones especiales, etc. Esto te permite diseñar bots más robustos y evitar reprocesos, errores en producción o tickets innecesarios al equipo de TI.

 

 

• Mejora continua basada en datos: el valor de la minería no termina en el diseño. Una vez que el bot entra en operación, puedes seguir usando la minería para monitorear qué tan eficiente es, qué cuellos de botella persisten y cómo cambia el comportamiento del proceso. Esto te permite hacer ajustes iterativos y escalar la automatización con decisiones informadas, no con suposiciones.

 

• Justificación más sólida frente a stakeholders: cuando debes presentar un proyecto de automatización a dirección, finanzas o TI, contar con datos reales cambia la conversación. En vez de “queremos automatizar porque creemos que nos ahorra tiempo”, puedes decir “este proceso tiene 4 variantes, una tasa de retrabajo del 12% y cuesta $X al mes. Si automatizamos este tramo, podemos reducir el tiempo de ejecución de 5 días a 2 horas”. Eso es hablar en el idioma de negocio, y la minería de procesos te da exactamente esos argumentos.

 

• Mayor alineación entre negocio y tecnología: al visualizar el proceso desde los datos, tanto los equipos operativos como los técnicos tienen un terreno común desde donde trabajar. La minería facilita que todos hablen el mismo idioma: los datos. Esto mejora la colaboración entre áreas, agiliza la validación de flujos y evita malentendidos entre los equipos de automatización y los dueños de procesos.

 

¿Cómo integrar la minería de procesos en mi empresa?

 

 

Sabemos que dar el primer paso hacia la automatización puede generar dudas. ¿Por dónde empiezo? ¿Cómo sé qué procesos vale la pena automatizar? ¿Y si cometo un error al implementar RPA? Justamente por eso existe la minería de procesos: para ayudarte a tomar decisiones con datos reales, no con suposiciones.

 

En Botkers, te acompañamos desde el diagnóstico hasta la implementación. Comenzamos por analizar tus procesos actuales a través de datos, identificamos cuellos de botella, tareas automatizables y caminos alternativos, y luego diseñamos contigo la estrategia ideal para que tus bots trabajen con lógica, eficiencia y resultados medibles desde el primer día. Para ello:

 

• Usamos herramientas líderes de minería de procesos

 

• Nuestro equipo te ayuda a priorizar automatizaciones con alto impacto

 

• Te mostramos el antes y después en cifras, no solo en presentimientos

 

• Te acompañamos en cada etapa del proyecto: diseño, despliegue y evolución

 

¿Quieres automatizar con estrategia y confianza? En Botkers, lo hacemos posible. Contáctanos hoy y déjanos mostrarte cómo la minería de procesos puede ser tu mejor aliada para hacer que la automatización funcione de verdad.