¿Automatizar una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es una herramienta de la auditoría, tanto interna como externa, que se usa para tener control sobre el disponible de una empresa. Se trata de confrontar los registros de ingresos y gastos contabilizados en un ERP contra la información bancaria reportada en un extracto bancario.
Su objetivo es que, al confrontar la información entre uno y otro, se presenten los mismos datos o en caso de presentar diferencias, éstas puedan ser justificadas. Es una perfecta herramienta para evitar fugas de dinero o gastos excesivos o diferentes a los acordados en un presupuesto.
Los motivos mas comunes al encontrar diferencias en las conciliaciones bancarias son:
- Errores en el registro de cifras o aplicación de las cuentas bancarias de acuerdo a las cuentas contables que usa la empresa.
- Gastos bancarios o ingresos no registrados.
- Diferencias de conciliaciones anteriores no solucionadas.
- Cheques emitidos no cobrados.
Para quienes realizan este proceso estas diferencias son frecuentes en cada proceso de conciliación. El alto flujo de información que se genera por el movimiento bancario hace que el proceso requiera precisión, lo cual hace que el tiempo requerido para esta tarea sea considerable.
Ante las diferencias que se presentan en una conciliación bancaria y de acuerdo a la necesidad de precisión y ahorro en tiempo surge la duda: ¿Es posible automatizar el proceso de la conciliación en una empresa? Si, es posible porque lo que presenta esta tarea es justamente lo que la automatización es experta en solucionar: precisión y ahorro.
Que puede hacer la automatización para realizar una conciliación:
- Usar la información contenida en un archivo del banco que se requiera, conectándose directamente en el portal para descargar el documento o tomando la información enviada por el banco.
- Exportar desde el ERP el auxiliar de la cuenta del banco a conciliar a un archivo de acuerdo a lo requerido.
- Confrontar las cifras contenidas.
- Emitir notificaciones acerca de las diferencias presentadas.
- Emitir el formato de conciliación final.
El ahorro en tiempo y en recursos para realizar este proceso al implementar la automatización es importante, sobre todo cuando lo que buscamos de un analista es precisamente analizar, no una carga operativa. A su vez, la persona encargada de ejecutar las conciliaciones bancarias puede centrarse en las diferencias presentadas y en la búsqueda de soluciones para su mitigación. Con la automatización de procesos robótica o robotic process automation facilita los tareas recurrentes en tu empresa, en Botkers transformamos los procesos de negocio.
