RPA para validar las facturas que recibe o emite tu empresa vs el registro que recibe la DIAN

Si deseas aumentar en más de un 66% la eficiencia operativa desde el área de facturación o incrementar la productividad en un 48% de tus financieros y contadores, ¡RPA es la solución tecnológica que necesitas! Continúa leyendo este artículo de Botkers y descubre cómo la Automatización Robótica de Procesos puede ayudarte a mejorar la gestión, revisión y validación de las facturas que recibes y emites desde tu empresa. 

¿Cómo funciona RPA en la validación de documentos? 

Este proceso de validación se basa en tres fases fundamentales, en las cuales se integran herramientas avanzadas de inteligencia artificial (IA), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar y validar información en tiempo real. Conoce en qué consisten estas tres etapas a continuación: 

1. Extracción 

La primera fase es la extracción de los datos esenciales de cada factura. Este proceso lo realiza el operador mediante herramientas de OCR, que permiten capturar información y datos clave de los archivos XML de cada una de las facturas como el número de factura, fecha de emisión, nombre del proveedor, montos, impuestos aplicados y datos relacionados con los bienes o servicios recibidos o vendidos. RPA está diseñada para trasladar estos datos de forma automática, eliminando la necesidad de ingreso manual de información y disminuyendo el margen de error.  

2. Clasificación y validación 

Una vez extraída la información, la RPA pasa a la fase de clasificación y revisión. Aquí, los datos se organizan y categorizan según parámetros previamente definidos por la empresa, como el tipo de factura (compra o venta), el proveedor y el valor total. A continuación, el sistema de RPA valida la información obtenida, comparándola con la que ya se encuentra en el sistema de gestión empresarial (ERP) o, en su defecto, el sistema RADIAN. Esta validación asegura la coherencia y precisión en cada uno de los elementos fiscales, permitiendo detectar posibles discrepancias como errores en el número de factura, inconsistencias en el monto o la ausencia de datos obligatorios. 

3. Registro en el sistema ERP 

Si la factura pasa la fase de validación, RPA la registra automáticamente los datos en el sistema ERP de la empresa, actualizando las cuentas contables y otros registros relevantes. Este paso permite que la información esté disponible en tiempo real para el equipo financiero, facilitando la administración de cuentas por pagar y cuentas por cobrar y mejorando la transparencia de las operaciones financieras.  

Ventajas del uso de RPA en la validación de facturas emitidas o recibidas 

La incorporación de RPA para gestionar y verificar las facturas electrónicas da la oportunidad a las compañías de:  

1. Ganar Tiempo = Dinero: realizar estas validaciones con una mayor frecuencia, ganando “Valor del dinero en el Tiempo”. Además, al disminuir el tiempo que toma el procesamiento de cada factura, las empresas logran una mayor eficiencia y un uso más rentable de los recursos humanos y tecnológicos. 

2. Reducir los errores humanos: la captura y entrada de datos es un proceso manual que puede conllevar errores, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de facturas. La RPA elimina este riesgo, pues automatiza la entrada de datos con una precisión que, de acuerdo con los estudios realizados por Automation Anywhere, supera el 95%, asegurando que cada detalle de la factura sea registrado de manera fiel y sin errores de transcripción. 

3. Agilizar el procesamiento de documentos: los sistemas RPA permiten procesar grandes volúmenes de facturas liberando tiempo valioso de su recurso humano, esto facilita que los contadores y financieros puedan concentrarse en tareas de mayor valor, como el análisis de datos, la planificación estratégica, la reemisión, reenvío o rechazo de facturas. Esta capacidad de procesamiento en tiempo real es particularmente valiosa para empresas que reciben o emiten cientos de facturas diariamente. 

4. Optimizar los costos operativos: la reducción de la dependencia en el trabajo manual “maximiza el retorno del tiempo efectivo de cada empleado, y reduce el tiempo dedicado a corregir errores en la validación de facturas.  

5. Conciliar efectivamente las cuentas: esta tecnología también facilita la conciliación de facturas emitidas y recibidas con los datos contables y financieros de la empresa, asegurando que no haya discrepancias entre los valores facturados y registrados. Esto es especialmente importante para evitar fraudes y para cumplir con las auditorías internas y externas de manera efectiva. 

6. Garantizar el cumplimiento normativo: los bots ayudan a las organizaciones a cumplir con las normativas de la DIAN al garantizar que cada factura generada y registrada cumpla con los estándares fiscales requeridos. Esto minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento y permite a la empresa mantener una relación más fluida con las autoridades fiscales. 

7. Gestionar exitosamente las auditorías: otro de los beneficios de RPA es que proporciona una trazabilidad completa de cada operación financiera, facilitando que las empresas puedan presentar información clara y precisa durante auditorías fiscales. Cada factura procesada y validada queda registrada, lo que permite a la empresa demostrar su cumplimiento ante cualquier requerimiento de las autoridades. 

8. Escalar el manejo de datos: las empresas en crecimiento pueden beneficiarse de la capacidad escalable de RPA, ya que permite procesar un volumen creciente de transacciones sin necesidad de aumentar el equipo de trabajo proporcionalmente. Esto asegura que la compañía pueda adaptarse a mayores volúmenes de transacciones sin perder eficiencia en sus procesos. 

¿Cómo la automatización de las facturas puede ayudar a tu empresa? 

Automatizar diversos procesos asociados a la facturación mediante RPA impacta positivamente en varios aspectos críticos de la operación y gestión financiera, optimizando el flujo de trabajo y asegurando un cumplimiento efectivo de las normativas fiscales. Algunos beneficios específicos incluyen: 

a. Creación de facturas automática y programada: RPA permite generar facturas de manera automática a partir de los datos almacenados en el sistema ERP de la empresa, ya sea bajo demanda o siguiendo un cronograma predefinido.  

b. Conciliación continua de cuentas y detección de discrepancias: gracias a su capacidad para operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los bots realizan conciliaciones automáticas de datos y cuentas, señalando cualquier discrepancia que requiera revisión.  

c. Agilización en el ingreso de datos y acceso a cuentas: otro de los casos de uso de RPA gira en torno a las facilidades que esta tecnología ofrece para la entrada de datos rutinarios y el acceso a múltiples cuentas, lo que optimiza el flujo de información y elimina la necesidad de tareas manuales que consumen tiempo y están propensas a errores. La RPA permite una gestión integrada de cuentas por cobrar y pagar, centralizando la información de manera eficaz. 

d. Recopilación de datos de múltiples fuentes: RPA extrae datos de diversas fuentes y sistemas dentro de la empresa para consolidarlos en cuentas, informes y estados financieros. Este proceso asegura que la información relevante esté siempre completa y actualizada, sin importar de dónde provenga, y permite que los datos se encuentren listos para análisis y auditorías. 

¿Por qué necesitas revisar y validar tus facturas vs las que aparecen en el sistema de la DIAN? 

La DIAN exige que cada empresa valide y registre sus facturas electrónicas para garantizar la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales. Comparar las facturas generadas internamente con las que aparecen en el sistema de la entidad es fundamental por varias razones: 

- Evitar errores y fraudes: la validación de facturas contra RADIAN, por ejemplo, permite a la empresa confirmar que cada transacción se ha registrado correctamente y no existen duplicados o errores de registro. Esta revisión es clave para detectar posibles fraudes, evitando situaciones de doble facturación o el registro de transacciones no autorizadas. 

- Facilitar la auditoría fiscal: en caso de auditoría, las empresas deben presentar evidencia de cada una de sus transacciones. La RPA facilita este proceso al asegurar que todos los registros de la DIAN estén alineados con la información interna, permitiendo responder de manera rápida y precisa a los requerimientos de las autoridades. 

- Asegurar la integridad de los datos: la comprobación de las facturas entre los sistemas contribuye a mantener la consistencia y calidad de los datos financieros. Esto es especialmente importante para la toma de decisiones estratégicas, ya que cualquier inconsistencia podría afectar la evaluación del rendimiento y rentabilidad de la empresa. 

- Optimizar la gestión financiera: la validación de facturas entre estos dos sistemas, el propio y el de la DIAN, asegura que los informes financieros y contables reflejen la realidad económica de la empresa, permitiendo una mejor planificación de recursos y proyección de resultados. Además, la automatización en esta validación facilita la conciliación de cuentas, acelerando el cierre contable y permitiendo un análisis más profundo y exhaustivo de la información. 

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¿Listo para potenciar la validación de tus facturas y garantizar el cumplimiento con la DIAN? En Botkers, ofrecemos soluciones de desarrollo de bots y RPA adaptadas a las necesidades de tu empresa. Nuestro equipo de especialistas en automatización te acompaña desde el análisis de tus procesos hasta la implementación y el soporte continuo, asegurando una integración eficiente y sin complicaciones. 

Al implementar nuestras soluciones de RPA, tu compañía ganará en eficiencia, precisión y seguridad en cada etapa de la gestión de facturas. No dejes pasar la oportunidad de modernizar tus operaciones y fortalecer el control financiero de tu organización con ayuda de nuestra empresa de RPA. Contáctanos hoy para transformar tu proceso de facturación y alcanzar niveles de productividad superiores.