¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

¿Te has preguntado alguna vez cómo las empresas, sin importar su tamaño, logran llevar a cabo sus procesos de forma más rápida y efectiva? ¡Fácil! Han aprovechado todas las facilidades y ventajas que ofrece la automatización robótica de procesos y ahora gozan de operaciones optimizadas que les ofrecen un mayor porcentaje de productividad, reducciones en los tiempos de entrega, procedimientos con mejor calidad y mayores utilidades, entre otros. 

¿Te gustaría que tu compañía también pueda gozar de todos estos beneficios? ¡Entonces sigue leyendo! En este artículo de Botkers te explicamos qué significa RPA, cómo funciona, cuál es su importancia para las organizaciones de la era digital y desde qué áreas se puede implementar esta tecnología.

¿Qué es RPA y cómo funciona?

La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation, en inglés), es una herramienta de software que te permite emplear bots para realizar diferentes tareas al interior de tu organización. Por ejemplo, piensa en todas esas labores repetitivas que usualmente efectúan tus colaboradores, como mover información de una base de datos a una hoja de cálculo, extraer datos web, analizar correos electrónicos, realizar procesos financieros (justificación de costos, facturación, conciliaciones bancarias, etc.), gestionar las solicitudes de los clientes, entre otras. 

Todas estas acciones que mencionamos anteriormente ahora pueden ser ejecutadas por un bot en menos tiempo y con un rango de confiabilidad mucho más alto del que te ofrecen tus empleados. Además, a diferencia de lo que sucede con el capital humano, los bots no necesitan tomar pausas ni se ajustan a un horario de trabajo fijo, por lo que ellos estarán disponibles para ti y tu empresa las 24 horas del día. 

El funcionamiento de los bots es complejo, pero sumamente fácil de manejar y comprender. Similar a muchas otras herramientas de software que incorporan tecnología de aprendizaje, los bots se crean y aprenden a imitar la forma en la que tu trabajador realiza esas labores repetitivas, para que luego él pueda ejecutarlas, teniendo en cuenta unos parámetros fijos que tú estableces. De igual forma, mediante la integración de APIs, los bots logran integrar y trabajar con todos los sistemas de información que tengas disponible en tu entorno TI, incluidas las centenares de hojas de cálculo que seguro utilizan tus colaboradores en el día a día

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Importancia de implementar un sistema RPA

Cuando se trata de mantenerse a la vanguardia de las necesidades y expectativas de los clientes, cada herramienta y recurso es fundamental. El mercado actual es tan competitivo que cada empresa se ve obligada a incrementar su eficiencia y productividad cada día, con el objetivo de no perder su posición en la industria. 

Para estas compañías que buscan incrementar su rendimiento y mejorar sus operaciones, es sumamente importante incorporar dentro de sus procesos todas las herramientas que brinda la RPA ya que, por medio de esta simple acción, pueden disfrutar de ventajas muy competitivas como:

- Reducción de costos y uso de recursos gracias a sistemas RPA (tiempo, personal y económicos).

- Disminución del nivel de riesgo operativo o margen de error. 

- Menor porcentaje de variabilidad en la producción.

- Optimización y mejoramiento de procesos.

- Mayor velocidad y rentabilidades (gracias al trabajo 24/7).

- Mejoras evidentes en los tiempos de gestión de las solicitudes y actividades relacionadas con atención al cliente.

- Alto nivel de adaptabilidad y escalabilidad (pueden emplearlo desde pymes hasta grandes empresas).

- Incremento en la calidad y fiabilidad en el análisis de datos. 

- Mayor porcentaje de registro y control de las actividades que se realizan (los bots siempre documentan cada acción que efectúan).

- Mejor clima laboral.

Características de los sitemas RPA

Ahora bien, el secreto del éxito detrás de la tecnología RPA, indiscutiblemente, radica en sus características únicas. Esta tecnología no solo es versátil y fácil de adoptar al interior de tu organización, sino que también se caracteriza por ser: 

1. Inversión asequible: no necesitas invertir cientos de millones para lograr adoptar esta tecnología y beneficiarte con las ventajas que los sistemas RPA te ofrecen. 

2. Alto nivel de adaptabilidad: sin importar a qué sector de la industria pertenezcas, el RPA puede incrementar el nivel de productividad desde áreas tan básicas como recursos humanos, contabilidad, logística y almacenamiento, servicio al cliente, ventas, etc. 

3. ROI con resultados inmediatos: a diferencia de otras herramientas, con el RPA no tienen que pasar meses antes de que empieces a ver resultados en tu operación, desde su adopción (que no suele superar un par de semanas), las actividades empiezan a realizarse con mayor calidad y rapidez, hecho que te permite asignar a tu capital humano a tareas con mayor nivel de dificultad. 

4. Completa precisión: contrario a lo que sucede con el capital humano, los bots ejecutarán cada tarea siguiendo siempre todos y cada uno de los parámetros que hayas establecido en un principio; no hay variaciones, en términos de calidad, de una tarea a otra.

5. No hay barreras para su incorporación: con el RPA no necesitas preocuparte por aspectos como lenguaje complejo de programación y demás, ya que su sistema está diseñado para ser de fácil comprensión y uso.

¿Dónde aplicar RPA?

Gracias a la versatilidad de la tecnología RPA, este software puede emplearse en un sinnúmero de áreas al interior de tu empresa. Por ejemplo, en el departamento de recursos humanos, los bots pueden ayudarte a evaluar la relevancia de las candidaturas de tus posibles nuevos empleados, también puede clasificar sus hojas de vida con base en unos parámetros específicos e incluso, puede automatizar y administrar casi por completo todos tus procesos de selección, de modo que tus colaboradores no tengan que desgastarse revisando y gestionando toda esta información. 

Otro sector muy común en el que puedes aprovechar las ventajas que te ofrece la automatización robótica de procesos es en el área de servicio al cliente. Con el RPA, puedes recopilar en tiempo récord todos los datos sobre tus usuarios, gestionar las solicitudes que estos hagan a través de los diferentes canales digitales de atención, además de mantener un contacto con ellos 24/7; no importa a qué hora del día tus clientes se comuniquen, los bots estarán prestos a ayudarles en el momento que ellos precisen.

El RPA en el área financiera, el back office o en áreas como contabilidad, puede realizar cruces de data, generar reportes e informes y analizar información de forma más expedita y segura que los humanos, liberando tiempo de estos para que realicen tareas más estratégicas y de alto valor agregado para la organización. 

Estas son solo algunas soluciones tecnológicas que ofrecen los sistemas RPA y que pueden contribuir a que tu operación sea más rápida y eficiente; si estás interesado en optimizar al máximo los procesos que se ejecutan en tu compañía y de este modo brindarle mejores servicios a tus clientes, ¡contáctanos!

En Botkers tenemos a tu disposición un amplio catálogo de servicios, incluyendo RPA, por medio de los cuales puedes llevar a tu organización al siguiente nivel. No lo pienses más y haz parte de ese grupo de empresas que hoy logran mantenerse a la vanguardia de las expectativas del mercado, incorporando tecnología en sus diferentes áreas de operación.